Reuniones… ¿cómo hacer que sean productivas?

Sala de reuniones.

Las reuniones muchas veces se convierten en una pérdida de tiempo, no sabes para qué fuiste llamado o crees que pudiste usar ese tiempo en cosas mucho más productivas. El problema es que no haces nada para que las reuniones sean más productivas, sigues encasillado con tus preseteos mentales y eso debe terminar ¡ahora!

Te dejo 5 ideas con las cuales puedes mejorar la productividad de las reuniones.

1.- Respeta tu tiempo

Respeta tu tiempo

¿Cuántas veces has organizado una reunión solo por tener una? O porque alguien te pidió que lo hagas, la próxima vez preguntare si es realmente necesario organizar una reunión o ese tema puede solucionarse mediante e-mail, mensajes de texto, video llamada o una simple llamada telefónica, si cualquiera de estas opciones es más atractiva entonces no es necesaria una reunión.

No tengas miedo de decir que no es necesaria una reunión, sé frontal y transparente, explica otros métodos más productivos para alcanzar lo que necesitan. El tiempo no se puede recuperar, puedes hacer más dinero pero no puedes pedir tiempo prestado. Úsalo sabiamente y respétalo.

2.- Respeta su tiempo

Respeta su tiempo

Siguiendo el enunciado de arriba, debes respetar el tiempo de los otros participantes. Una cosa que me enferma es cuando alguien no respeta el tiempo que le estoy brindando. Empezando con la impuntualidad, discutiendo de temas que no tienen nada que ver con el objetivo de la reunión o cancelando a ultimo momento.

Para mantener esto de una manera simple, no somos personas de la realeza pero debemos tratarnos con el más alto estándar como individuos.

Piensa todas las cosas que podrían estar haciendo con su tiempo, disfrutando con su familia, paseando a su perro, en una reunión productiva o echados en una hamaca.

3.- Delegar

Delega funciones
Designa una persona para que tome notas, estas te servirán para verificar si la reunión siguió y alcanzó su objetivo. Se puede designar a una persona permanente o hacerlo de forma rotativa, porque hacer notas es una actividad distractiva para quién las hace pero si todos hacen notas nadie se dará cuenta si la reunión está abordando los puntos a tratarse.
Dentro de las tareas de la persona que toma notas estarán verificar que los puntos acordados se traten, las decisiones tomadas, esta persona estará a cargo de hacer un resumen durante los últimos 5 minutos. Es útil enviar el resumen vía electrónica a todos los asistentes.

4.- Somos los que estamos

Solo las personas indicadas.
Es muy importante incluir en la reunión solo a las personas adecuadas necesarias para el desarrollo o resolución de temas a tratarse. Las personas involucradas directamente son las que tienen prioridad al hablar.

5.- Estar presente

No multitask
Hoy es muy común ver a personas multitask, si yo también lo hago, pero es importante estar presente diciendo no a esas tareas extras que realizamos en el móvil o computador, si crees que la reunión se está alargando mucho o surgió algo imprevisto tienes dos opciones: te quedas y das lo mejor de ti para que todo se resuelva rápidamente o te levantas y reorganizas tu agenda con otra fecha; mas, no te quedes distrayendo a las otras personas.
No se puede estar comprometido con dos actividades al mismo tiempo.

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