Las reuniones muchas veces se convierten en una pérdida de tiempo, no sabes para qué fuiste llamado o crees que pudiste usar ese tiempo en cosas mucho más productivas. El problema es que no haces nada para que las reuniones sean más productivas, sigues encasillado con tus preseteos mentales y eso debe terminar ¡ahora!
Te dejo 5 ideas con las cuales puedes mejorar la productividad de las reuniones.
1.- Respeta tu tiempo
¿Cuántas veces has organizado una reunión solo por tener una? O porque alguien te pidió que lo hagas, la próxima vez preguntare si es realmente necesario organizar una reunión o ese tema puede solucionarse mediante e-mail, mensajes de texto, video llamada o una simple llamada telefónica, si cualquiera de estas opciones es más atractiva entonces no es necesaria una reunión.
No tengas miedo de decir que no es necesaria una reunión, sé frontal y transparente, explica otros métodos más productivos para alcanzar lo que necesitan. El tiempo no se puede recuperar, puedes hacer más dinero pero no puedes pedir tiempo prestado. Úsalo sabiamente y respétalo.
2.- Respeta su tiempo
Siguiendo el enunciado de arriba, debes respetar el tiempo de los otros participantes. Una cosa que me enferma es cuando alguien no respeta el tiempo que le estoy brindando. Empezando con la impuntualidad, discutiendo de temas que no tienen nada que ver con el objetivo de la reunión o cancelando a ultimo momento.
Para mantener esto de una manera simple, no somos personas de la realeza pero debemos tratarnos con el más alto estándar como individuos.
Piensa todas las cosas que podrían estar haciendo con su tiempo, disfrutando con su familia, paseando a su perro, en una reunión productiva o echados en una hamaca.
3.- Delegar
Dentro de las tareas de la persona que toma notas estarán verificar que los puntos acordados se traten, las decisiones tomadas, esta persona estará a cargo de hacer un resumen durante los últimos 5 minutos. Es útil enviar el resumen vía electrónica a todos los asistentes.
4.- Somos los que estamos
5.- Estar presente
No se puede estar comprometido con dos actividades al mismo tiempo.
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